Wenn Projekte scheitern, dann meist nicht, weil es an Fach-Know-how fehlt. Vielmehr geht das Projektmanagement aus anderen Gründen schief. Fünf Regeln für ein erfolgreiches Projektmanagement auch im virtuellen Kontext.
Projektmanagement ist mehr, als nur die Arbeit in Projekten zu erledigen.
Modernes, flexibles Projektmanagement bedeute integrierte Planung und zyklisches Controlling. Oft werde Projektmanagement als administrativ-bürokratische Herangehensweise erlebt, mit vielen Formularen und häufigen Kontrollen. Versteht man Projekte aber als komplexe, zielorientierte Tätigkeit mit hohem Neuigkeitsgrad und viel Dynamik, dann wird genau solch eine starre mechanistische Herangehensweise
diesen Herausforderungen nicht gerecht. Denn Projekte unterscheiden sich gerade durch ihre Einzigartigkeit von standardisierten Geschäftsprozessen und Routinen. Projektmanagement ist letztendlich keine Geheim-wissenschaft, sondern eine strukturierte Vorgehensweise kombiniert mit sozialer Kompetenz. Mit den folgenden fünf Regeln lassen sich Projekte mit Leichtigkeit meisten.
1. Zuerst das „Big Project Picture”.
Der erste Schritt sollte keine Detaildiskussion sein, denn zuerst sind die
groben Eckdaten des Projekts zu klären. Im Team braucht es dazu ein gemeinsames Verständnis über den erwünschten Soll-Zustand am Ende des Projektes. Das grobe Projektbild ist dann in einem nachvollziehbaren Projektauftrag zusammenzufassen. Ganz wesentlich dafür ist die zeitliche, sachliche und soziale Abgrenzung des Projekts, sprich die Ziele und Nicht-Ziele, Anfang und Ende, die wesentlichen Projektphasen sowie die nötigen
Ressourcen und Kosten. Der vom internen Projektauftraggeber unterschriebene Projektauftrag gilt somit als „Lizenz zur Detailplanung”
und legitimiert die Projektleitung, die nächsten Planungsschritte zu setzen. Es gilt der Grundsatz: Vom Groben ins Detail.
2. Keine Zeit verschwenden mit dem Begründen, was warum nicht geht.
Manche Projektteams verbringen sehr viel Zeit damit zu erklären, warum etwas nicht funktioniert, oder zu diskutieren, wer schuld ist. Von Beginn an ist es eine Herausforderung für die Projektleitung, auf Lösungen zu fokussieren und das Problemdenken zu überwinden. Wesentlich dabei ist,
stets nach vorne zu blicken und zu klären, was Ziel-dienlich ist. Da Projekte per Definition außergewöhnliche und neuartige Vorhaben sind, können Standards und Prozessabläufe nur eingeschränkt verwendet werden. Somit gilt es stets, die Kreativität des Teams zu nutzen und zu fördern, Alternativen abzuwägen und Lösungsansätze zu entwickeln. Dies erfordert
ein leistungsfähiges Team mit Wir-Gefühl und wechselseitigem Vertrauen.
3. Sicherstellen, dass das Projekt als temporäre Organisation etabliert
ist.
Oftmals werden Projekte in der Linie gemanagt, das heißt mit denselben langwierigen Kommunikations- und Entscheidungswegen der Stammorganisation. Erst durch die Schaffung einer kontrollierten Autonomie mit definiertem Handlungsspielraum wird ein Projekt effektiv und effizient. Ein Projekt – verstanden als temporäre Organisation – benötigt
neben klaren Zielen, einem Budget und einem fachlich kompetenten Team aber auch adäquate Entscheidungsbefugnisse und eigene Kommunikations-strukturen sowie eine passende Projektkultur. Dazu müssen die Vorgesetzten in der Linie lernen loszulassen. Schon zu Beginn muss daher der jeweilige Handlungsspielraum für die Projektteammitglieder geklärt und vereinbart werden. Denn Projekte sind nicht völlig losgelöst von der
Linie, sondern an den Projektauftrag gekoppelt. Effektives Projekt-management entfaltet sich dann am besten, wenn die Linie Projekte
nicht als Konkurrenz, sondern als Ergänzung zu ihren Aufgaben sieht.
4. Eine integrierte Projektplanung mit dem Team etablieren.
Der Projekterfolg ist eine direkte Folge des Projektstarts. Ist der Start-Workshop ein Chaos, verläuft meist das gesamte Projekt ebenso. Die am Beginn etablierten oder geduldeten Muster ziehen sich durch alle
Phasen des Projekts. Oft werden Projekte im stillen Kämmerchen ganz alleine von der Projektleitung geplant und das Team wird anschließend davon „in Kenntnis gesetzt”. Dann wundert man sich, wieso die Akzeptanz
und Termintreue gering ist. Es empfiehlt sich daher, die Zeit für eine gemeinsame Planung des Projekts im Kernteam sicherzustellen. Dabei gilt es, aus der Grobplanung eine Feinplanung zu erstellen und das „magische Projektdreieck” (Zeit, Kosten, Leistung) konkret zu diskutieren. In der Leistungsplanung werden die (Teil-)Ergebnisse und die notwendigen
Tätigkeiten (Arbeitspakete) definiert und im sogenannten Projektstrukturplan systematisch geordnet. Dieser Plan dient als
Basis für die Terminplanung in Form von Meilensteinen und/
oder Balkenplänen sowie zur Erstellung des Personaleinsatzplans und
der Projektkosten. Wesentlich dabei ist, dass die einzelnen Pläne letztlich aufeinander abgestimmt und somit realistisch sind. Wird im Team geplant, so dauert es zwar etwas länger, aber Betroffene werden zu Beteiligten und
dadurch erhöhen sich die Akzeptanz und die Planungsqualität. Dies rentiert sich im Laufe des Projekts, denn Koordinationsaufwand und Missverständnisse verringern sich dadurch maßgeblich.
5. Zyklisches Controlling ist der Schlüssel zur Handhabung der ungewissen Zukunft.
Projektpläne sind nicht in Stein gemeißelt, sondern in Seife geritzt. Pläne sind Wirklichkeitskonstruktionen mit Annahmen über die Zukunft, gemischt mit Erfahrungen aus der Vergangenheit. Bei neuartigen Vorhaben
kann nur bedingt auf Erfahrungen zurückgegriffen werden. Somit erlangt das Denken in Alternativen und Szenarien in Projekten eine große Bedeutung. Es empfiehlt sich, in regelmäßigen Abständen (alle sechs bis acht Wochen) einerseits den Projektfortschritt zu sichten, aber auch die bisherige Planung in Frage zu stellen, sprich zu ergänzen und zu aktualisieren und dabei das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Somit entsteht eine neue, adaptierte Planung. Eine zyklische Überarbeitung
der Projektpläne bedeutet aber nicht einfach nur, „Planungsfehler” zu korrigieren, sondern Lernen sicherzustellen und damit das Unerwartbare und Riskante der möglichen Zukunft handhabbar zu machen.