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Projektmanagement ist mehr, als nur die Arbeit in Projekten zu erledigen.
Modernes, flexibles Projektmanagement bedeute integrierte Planung und zyklisches Controlling. Oft werde Projektmanagement als administrativ-b\u00fcrokratische Herangehensweise erlebt, mit vielen Formularen und h\u00e4ufigen Kontrollen. Versteht man Projekte aber als komplexe, zielorientierte T\u00e4tigkeit mit hohem Neuigkeitsgrad und viel Dynamik, dann wird genau solch eine starre mechanistische Herangehensweise
diesen Herausforderungen nicht gerecht. Denn Projekte unterscheiden sich gerade durch ihre Einzigartigkeit von standardisierten Gesch\u00e4ftsprozessen und Routinen. Projektmanagement ist letztendlich keine Geheim-wissenschaft, sondern eine strukturierte Vorgehensweise kombiniert mit sozialer Kompetenz. Mit den folgenden f\u00fcnf Regeln lassen sich Projekte mit Leichtigkeit meisten.<\/p>\n\n\n\n
1. Zuerst das \u201eBig Project Picture\u201d.<\/strong> 2. Keine Zeit verschwenden mit dem Begr\u00fcnden, was warum nicht geht.<\/strong> 3. Sicherstellen, dass das Projekt als tempor\u00e4re Organisation etabliert 4. Eine integrierte Projektplanung mit dem Team etablieren.<\/strong> 5. Zyklisches Controlling ist der Schl\u00fcssel zur Handhabung der ungewissen Zukunft.<\/strong> <\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n
Der erste Schritt sollte keine Detaildiskussion sein, denn zuerst sind die
groben Eckdaten des Projekts zu kl\u00e4ren. Im Team braucht es dazu ein gemeinsames Verst\u00e4ndnis \u00fcber den erw\u00fcnschten Soll-Zustand am Ende des Projektes. Das grobe Projektbild ist dann in einem nachvollziehbaren Projektauftrag zusammenzufassen. Ganz wesentlich daf\u00fcr ist die zeitliche, sachliche und soziale Abgrenzung des Projekts, sprich die Ziele und Nicht-Ziele, Anfang und Ende, die wesentlichen Projektphasen sowie die n\u00f6tigen
Ressourcen und Kosten. Der vom internen Projektauftraggeber unterschriebene Projektauftrag gilt somit als \u201eLizenz zur Detailplanung\u201d
und legitimiert die Projektleitung, die n\u00e4chsten Planungsschritte zu setzen. Es gilt der Grundsatz: Vom Groben ins Detail.<\/p>\n\n\n\n
Manche Projektteams verbringen sehr viel Zeit damit zu erkl\u00e4ren, warum etwas nicht funktioniert, oder zu diskutieren, wer schuld ist. Von Beginn an ist es eine Herausforderung f\u00fcr die Projektleitung, auf L\u00f6sungen zu fokussieren und das Problemdenken zu \u00fcberwinden. Wesentlich dabei ist,
stets nach vorne zu blicken und zu kl\u00e4ren, was Ziel-dienlich ist. Da Projekte per Definition au\u00dfergew\u00f6hnliche und neuartige Vorhaben sind, k\u00f6nnen Standards und Prozessabl\u00e4ufe nur eingeschr\u00e4nkt verwendet werden. Somit gilt es stets, die Kreativit\u00e4t des Teams zu nutzen und zu f\u00f6rdern, Alternativen abzuw\u00e4gen und L\u00f6sungsans\u00e4tze zu entwickeln. Dies erfordert
ein leistungsf\u00e4higes Team mit Wir-Gef\u00fchl und wechselseitigem Vertrauen.<\/p>\n\n\n\n
ist.<\/strong>
Oftmals werden Projekte in der Linie gemanagt, das hei\u00dft mit denselben langwierigen Kommunikations- und Entscheidungswegen der Stammorganisation. Erst durch die Schaffung einer kontrollierten Autonomie mit definiertem Handlungsspielraum wird ein Projekt effektiv und effizient. Ein Projekt – verstanden als tempor\u00e4re Organisation – ben\u00f6tigt
neben klaren Zielen, einem Budget und einem fachlich kompetenten Team aber auch ad\u00e4quate Entscheidungsbefugnisse und eigene Kommunikations-strukturen sowie eine passende Projektkultur. Dazu m\u00fcssen die Vorgesetzten in der Linie lernen loszulassen. Schon zu Beginn muss daher der jeweilige Handlungsspielraum f\u00fcr die Projektteammitglieder gekl\u00e4rt und vereinbart werden. Denn Projekte sind nicht v\u00f6llig losgel\u00f6st von der
Linie, sondern an den Projektauftrag gekoppelt. Effektives Projekt-management entfaltet sich dann am besten, wenn die Linie Projekte
nicht als Konkurrenz, sondern als Erg\u00e4nzung zu ihren Aufgaben sieht.<\/p>\n\n\n\n
Der Projekterfolg ist eine direkte Folge des Projektstarts. Ist der Start-Workshop ein Chaos, verl\u00e4uft meist das gesamte Projekt ebenso. Die am Beginn etablierten oder geduldeten Muster ziehen sich durch alle
Phasen des Projekts. Oft werden Projekte im stillen K\u00e4mmerchen ganz alleine von der Projektleitung geplant und das Team wird anschlie\u00dfend davon \u201ein Kenntnis gesetzt\u201d. Dann wundert man sich, wieso die Akzeptanz
und Termintreue gering ist. Es empfiehlt sich daher, die Zeit f\u00fcr eine gemeinsame Planung des Projekts im Kernteam sicherzustellen. Dabei gilt es, aus der Grobplanung eine Feinplanung zu erstellen und das \u201emagische Projektdreieck\u201d (Zeit, Kosten, Leistung) konkret zu diskutieren. In der Leistungsplanung werden die (Teil-)Ergebnisse und die notwendigen
T\u00e4tigkeiten (Arbeitspakete) definiert und im sogenannten Projektstrukturplan systematisch geordnet. Dieser Plan dient als
Basis f\u00fcr die Terminplanung in Form von Meilensteinen und\/
oder Balkenpl\u00e4nen sowie zur Erstellung des Personaleinsatzplans und
der Projektkosten. Wesentlich dabei ist, dass die einzelnen Pl\u00e4ne letztlich aufeinander abgestimmt und somit realistisch sind. Wird im Team geplant, so dauert es zwar etwas l\u00e4nger, aber Betroffene werden zu Beteiligten und
dadurch erh\u00f6hen sich die Akzeptanz und die Planungsqualit\u00e4t. Dies rentiert sich im Laufe des Projekts, denn Koordinationsaufwand und Missverst\u00e4ndnisse verringern sich dadurch ma\u00dfgeblich.<\/p>\n\n\n\n
Projektpl\u00e4ne sind nicht in Stein gemei\u00dfelt, sondern in Seife geritzt. Pl\u00e4ne sind Wirklichkeitskonstruktionen mit Annahmen \u00fcber die Zukunft, gemischt mit Erfahrungen aus der Vergangenheit. Bei neuartigen Vorhaben
kann nur bedingt auf Erfahrungen zur\u00fcckgegriffen werden. Somit erlangt das Denken in Alternativen und Szenarien in Projekten eine gro\u00dfe Bedeutung. Es empfiehlt sich, in regelm\u00e4\u00dfigen Abst\u00e4nden (alle sechs bis acht Wochen) einerseits den Projektfortschritt zu sichten, aber auch die bisherige Planung in Frage zu stellen, sprich zu erg\u00e4nzen und zu aktualisieren und dabei das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Somit entsteht eine neue, adaptierte Planung. Eine zyklische \u00dcberarbeitung
der Projektpl\u00e4ne bedeutet aber nicht einfach nur, \u201ePlanungsfehler\u201d zu korrigieren, sondern Lernen sicherzustellen und damit das Unerwartbare und Riskante der m\u00f6glichen Zukunft handhabbar zu machen.<\/p>\n\n\n\n